A Benjamin Franklin pertenece aquella frase que todos repiten: “El tiempo es oro”. Si fuéramos fieles a la expresión original (“Time is Money”) tendríamos que decir: “El tiempo es dinero”, pero quizá no lo hagamos porque resulta chocante y acaso poco elegante.
Lo cierto es que esta expresión forma parte de una concepción del tiempo, concepción que es de origen occidental, pero que felizmente no comparten en todo el mundo.
Si le preguntaran ¿existe un tiempo o existe muchos tiempos? Usted que respondería. De acuerdo a la respuesta que dé, se ubicará entre los que poseen una concepción convencional del tiempo o los que tienen una concepción holística del mismo.
Lo cierto es que existen muchos tiempos y no uno solo como muchas veces pensamos. En función de ello se reconoce las dos concepciones temporales de las que nos ocuparemos en esta lectura:
1. Concepción monocrónica del tiempo.- que considera que el tiempo es uno sólo, único y universal, y
2. Concepción policrónica del tiempo.- que afirma la existencia no de uno, sino de muchos tiempos que concurren espacios distintos y también en espacio comunes.
Pensar que el tiempo lo puedo ahorrar, guardar, rentabilizar o perder, son ideas que sólo pueden surgir de la concepción mono crónica del tiempo y no responde a la realidad de lo ciclos naturales.
Tal como se afirma en Eclesiastés existe muchos tiempos: un tiempo de nacer y tiempo de morir, tiempo de plantar y tiempo de arrancar lo plantado, tiempo de derruir y tiempo de edificar etc. Es decir un tiempo para cada cosa y cada cosa en su tiempo.
Igual que en el Universo, en la empresa existen diversos tiempos; tiempos que a través del trabajo corporativo debemos consolidar para bien de los clientes, la comunidad y todos los públicos internos y externos de la organización.
Las preguntas de Peter Drucker
Entre las muchas y productivas inquietudes que tuvo Drucker, estuvo precisamente la preocupación por el tiempo, que para efectos de aprovecharlo mejor nos sugiere formularnos tres preguntas:
1. ¿Qué asunto no necesita hacerse?
2. ¿Qué asunto puede ser ejecutado por otra persona?
3. ¿Qué hago yo que desperdicia el tiempo de los demás?
Al responder estas preguntas, no debe hacerlo con la intención de deshace de todas sus labores, lo debe hacer buscando lo que es esencial para su trabajo o tratando de identificar en que labores usted es imprescindible o insustituible. De este modo su trabajo será realmente productivo y creará un valor diferenciado. Weber (1980)
El análisis de actividades de Joseph Trickett
Este autor nos propone una metodología de identificación de las actividades relevantes a fin de garantizar que dediquemos nuestro tiempo a las tareas, realmente importantes. Su metodología comprende cinco pasos y el trabajo con cinco plantillas, una por paso:
1. Confección de lista de actividades
En una primera hoja debemos realizar una lista exhaustiva de todas las actividades que debemos realizar, sin priorizarlas sólo presentándolas de un modo comprensible. De la buena confección de este listado, depende la efectividad de esta herramienta.
2. Análisis de las actividades para determinar su importancia intrínseca
La segunda hoja, debe dividirse en cuatro columnas:
· Muy importantes: deben hacerse.
· Importantes: deberían hacerse.
· No son tan importantes: pueden ser innecesarias, pero podrían ser útiles y
· Sin importancia: pueden y debieran ser eliminadas
La lista anterior de actividades deberá verterse en estas cuatro columnas de la segunda hoja, según la importancia que se le otorgue a cada actividad.
3. Análisis de actividades según su urgencia
La tercera hoja también debe dividirse en cuatro columnas:
· Muy urgentes: deben hacerse ahora
· Urgentes: deberían hacerse pronto.
· No urgentes: se podrían hacer en el largo plazo y
· El tiempo no es factor
Las actividades que ubicamos en la segunda hoja, en su totalidad debemos verterla en esta tercera hoja, a fin de determinar la urgencia de cada una de ellas.
4. Análisis de actividades para delegar
En una cuarta hoja deberá realizar el análisis de las actividades consignadas en la hoja 2 y la hoja 3, para definir cuáles son esas pocas actividades que son muy importantes (ubicadas a la izquierda de la hoja 2) y cuáles las actividades muy urgentes. Serán pocas las que sean muy importantes y muy urgentes a la vez.
En esta cuarta hoja debe haber una columna para el elaborador y una para cada uno de los colaboradores que tenga a su cargo; es decir: una columna para usted y una para cada uno de los colaboradores con los que trabaje.
· Yo debo hacerlas: dónde se consignarán aquellas actividades de las que usted se ha de encargar y
· Columnas por cada colaborador que tenga: a quienes podría delegarle las distintas actividades
Al momento de asignar las actividades y asignarse las que usted considera debe realizar de todos modos; Trickett recomienda lo siguiente:
Asígnese las pocas actividades que son a la vez muy importantes y muy urgentes, también las que son importantes, más no urgentes. La asignación de tareas a sus colaboradores, iníciela con el colaborador más competente a quien debe encargarle los asuntos de más importancia relativa, aun cuando éstos no sean urgentes, y Por último delegue las actividades urgentes, pero de menor importancia, a los colaboradores con menor experiencia en el área o departamento que tiene a su cargo.
5. Análisis de actividades para establecer relaciones
Una quinta hoja deberá dividirla también en cuatro columnas:
§ Personas con las que debo hablar todos los días
§ Personas que voy a ver con frecuencia.
§ Personas que voy a ver con regularidad y
§ Personas que voy a ver con poca frecuencia.
Finalmente debe volverse a la primera hoja, en la cual se anotará al costado de cada actividad el nombre o los nombres de las personas con la que debe coordinara para garantizar que +estas se ejecuten; con esa información y con la frecuencia con que se presentan los nombres, la verterá en las respectiva columnas y elaborará su agenda de contactos personales, en función de frecuencia e importancia. Recuerde administrar el tiempo tiene un nombre: Planificación y no es posible efectuarla si no se cultivan las buenas relaciones.
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