LECTURA N° 2
Las Habilidades Técnicas (I)
Pirámide e Instrumentos de Planeación:
La importancia de Planear y de tomar decisiones
La Pirámide de la Planeación, es un ordenamiento jerarquizado de los instrumentos de esta primera actividad del proceso administrativo, a través del cual las organizaciones modelan su acción empresarial. Esta integración de los instrumentos pasa, primero por definir con claridad cuáles son los que la organización va a utilizar para planear y también pasa por elegir entre las distintas propuestas académicas aquella que a juicio de los responsables del planeamiento resulte la más apropiada; garantizado con esto la normalización del lenguaje de la planeación y la correcta comprensión de su terminología por parte de toda la nómina.
Con relación a la elección y a los instrumentos de planeación recomiendo trabajar sobre la base de cuatro propuestas: la de (Uno) James Stoner, R. Edward Freeman y Daniel R. Gilbert, Jr. en su célebre libro texto Administración, la de (Dos) Harold Koontz y Heinz Weiririch en su no menos celebrado libro texto Administración. Una perspectiva global, la de (Tres) Joseph Juran y Frank M. Gryna, Jr. en Planificación y análisis de la calidad y la de (Cuatro) Jean-Paul Sallenave en su libro Gerencia y planeación estratégica.
Una certeza cada vez más evidente es que la Administración hay que desmilitarizarla, es decir desvincularla de los cuadros del ejército y la armada que suelen colmar hoy las escuelas de negocios, pero también despojarla de esa insulsa terminología belicista que tanto daño han causado a ese escenario competitivo que es el mercado. Ciertamente más bien hay que administrar la militarización, es decir llevar la administración a los cuarteles, en lugar de traer aquellos a las escuelas de negocios. Desde esta perspectiva y la de los autores referidos, considero que deben trabajarse nueve instrumentos de planeación, a saber:
- La Misión.- o la declaración de maternidad como la llama Joseph Juran, en la cual la empresa documenta su propósito principal y responde a las preguntas: quién es, qué hace, para quiénes lo hace, con qué nivel de calidad y qué tipo de responsabilidad social asume.
- La Visión.- que documenta la forma como espera verse la empresa en el futuro, sin precisar plazo alguno.
- Los Principios Organizacionales.- que son las creencias que adopta la organización y sobre las cuales estructura todo su accionar. Creencias que más que declaraciones deben ser verdaderas guías de la acción empresarial y base de la cultura corporativa de la organización.
- Los Objetivos.- que son las proyecciones cuantitativas y cualitativas, tal como lo entiende Sallenave, que se refieren a algún atributo de la empresa, tiene una escala de medida, un umbral y un horizonte temporal.
- Las Metas.- aquellas acciones concretas que se deben de ejecutar para cumplir con los objetivos, ya que de hacer las cosas como habitualmente la hacemos, sería ilógico pensar que podremos mejorar la performance de la organización.
- Los Procedimientos.- entendidos como el conjunto de actividades que definen el curso de acción de los distintos trabajos que ejecuta la empresa.
- Los Métodos.- que es la forma específica y peculiar de hacer cada una de las actividades de los distintos procedimientos.
- Los Presupuestos.- el instrumento que permite a la organización controlar sus costos y egresos, así como sus ventas e ingresos, y
- La Planificación.- que es otro instrumento de control que permite calendarizar las actividades que se deben realizar para alcanzar los objetivos y ejecutar los procedimientos formulados y que permite, además, asignar los responsables de la ejecución de cada actividad.
Sobre la base de estos nueve instrumentos es que la gerencia define y elije el rumbo del negocio o la empresa. También es importante la jerarquización ordenada de estos instrumentos en la Pirámide de la Planeación, que permite agrupar estos instrumentos en tres grupos o clases de instrumentos:
· Los Instrumentos que modelan la Filosofía Corporativa
(Misión, Visión y Principios Organizacionales)
· Los Instrumentos que definen la operatividad del negocio
(Objetivos, Metas, Procedimientos y Métodos) y
· Los Instrumentos que controlan las actividades
(Planificación y Presupuestos)
La importancia de esta pirámide radica en su instrumentación, ya que ayuda a entender el divorcio que existe entre la academia (los Centros de enseñanza y las escuelas de negocios) y el mercado (La prácticas de los agentes que concurren y articulan la oferta y la demanda). En la academia se enseña a instrumentar la planeación a modo de cascada: partiendo de la misión hasta llegar a la planificación, ya que es esa secuencia la que garantiza la estructuración y la cohesión del planeamiento; pero en el mercado, la forma como opera la gerencia y las empresas es exactamente a la inversa; es decir, trabajan sobre la base de los instrumentos de control (la base la pirámide) y presionan a los trabajadores para el cumplimientos de tareas, cuotas y plazos, sin entender que el logro de todo ello depende principalmente de una clara definición de los instrumentos operativos de la empresa y, sobre todo, de la filosofía corporativa que hayan sido capaces de generar.
Es por esto que cuando los objetivo no se cumplen o las tareas no se ejecutan en los plazos previstos, entonces la dirección cuestiona el trabajo de la nómina y, en muchas ocasiones, echa mano al recurso fácil del despido. Sin darse cuenta que el sistema está escondiendo lo que el profesor Juran llama perturbaciones crónicas, es decir: malos procedimientos y peores métodos de trabajo; objetivos y metas poco realistas y, lo que es peor, una débil y nimia filosofía corporativa, que son las causas reales del fracaso del trabajo.
Esto resulta difícil de aceptar cuando los controladores son también los responsables de la planeación, es decir cuando se es juez y parte a la vez: que es, precisamente, el doble papel que cumple la administración y la gerencia en las empresas.
